Privacyreglement en Klachtenreglement

Privacyreglement en Klachtenreglement
Ter waarborging van de kwaliteit van zijn werkzaamheden hanteert Xynthesis bij al zijn werkzaamheden het privacy- en klachtenreglement. Bovendien hanteert Xynthesis desgewenst bij zijn werkzaamheden een verantwoordings-, informatie- en communicatieplicht
Privacyreglement Xynthesis
Om opdrachten naar behoren te kunnen uitvoeren beschikt Xynthesis per definitie over bepaalde informatie over cliënten die vertrouwelijk van aard is. Hierdoor hebben Xynthesis op zich en alle medewerkers die bij Xynthesis in dienst zijn of door Xynthesis worden ingehuurd een geheimhoudingsplicht.
Xynthesis hanteert dientengevolge de volgende regels in deze:
 Xynthesis verplicht zich tot geheimhouding van alle informatie waarvan hij bij de uitvoering van een opdracht c.q. overeenkomst kennis neemt en waarvan vaststaat dat deze vertrouwelijk van aard is, dan wel waarvan hij de vertrouwelijkheid in redelijkheid behoort te onderkennen. Anders gesteld: Xynthesis behandelt alle informatie over individuele cliënten die hij ten behoeve van de uitvoering van een opdracht c.q. overeenkomst ontvangt geheim en draagt er zorg voor dat deze informatie niet aan derden bekend wordt.
 Xynthesis verplicht personen waarvan hij zich bij de uitvoering van een opdracht c.q. overeenkomst bedient een gelijke geheimhoudingsplicht te hanteren. Anders gesteld: Xynthesis draagt er zorg voor dat deze geheimhoudingsplicht door zijn personeel en door zijn bij de uitvoering van zijn werkzaamheden ingeschakelde derden wordt nageleefd.
 In geval van, binnen de opdracht c.q. overeenkomst overeengekomen of noodzakelijke overdracht van cliënten aan derden, dan wel van derden aan Xynthesis, zal Xynthesis met betrekking tot de overdracht van persoonsgegevens, voorafgaand aan een eventuele overdracht, hiervoor te allen tijde schriftelijk toestemming (laten) vragen aan betreffende cliënt.
 Iedere cliënt van Xynthesis ontvangt bij intake een exemplaar van het onderhavige reglement.
 De door het UWV verstrekte gegevens over klanten zijn persoonsgegevens, in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens, deze gegevens worden behandeld met in acht mening van hetgeen in deze wet en de SUWI-wet is bepaald.
 De gegevens verstrekt door het UWV zijn enkel bestemd voor het doel waarvoor zij zijn overgedragen.
 Xynthesis houdt alle informatie over klanten overgedragen door het UWV ten behoeve van de uitvoering van het afgesloten contract geheim en draagt er zorg dat deze informatie niet aan derden bekend wordt.
 Xynthesis is verantwoordelijk voor deze geheimhoudingsplicht voor het personeel en voor de bij de uitvoering van de werkzaamheden ingeschakelde derden en dat deze plicht wordt nageleefd.
 Xynthesis stelt bij de beëindiging van de met UWV gesloten overeenkomst alle tot de persoon van de klanten te herleiden gegevens, data en/of resultaten bij beëindiging van de begeleiding van de klanten ter beschikking van het UWV.
Xynthesis, Vestwal 2-4, Leiden Postbus 4028, 2301 RA Leiden Tel: 071 5422601
Pag. 2
 Xynthesis houdt zich aan de bepalingen in zijn privacyreglement zolang dit, met
inachtneming van wat is bepaald in de Wet bescherming persoonsgegevens blijft
gelden.
Klachtenreglement Xynthesis
In het reïntegratieproces van cliënten is Xynthesis een belangrijke schakel. Het leveren van
kwalitatief hoogwaardige dienstverlening staat daarbij voorop. Hierbij zijn niet alleen de
inhoudelijke aspecten van de dienstverlening van belang; minstens even belangrijk is een
correcte bejegening van cliënten. Dit is immers van grote invloed op de motivatie van de
cliënt om het reïntegratietraject te willen blijven volgen en met succes af te ronden. Xynthesis
ziet er daarom op toe dat beide aspecten van de dienstverlening op zorgvuldige wijze
geschieden en dat klachten hieromtrent volgens een vooraf overeengekomen procedure
worden behandeld. In het onderstaande wordt deze procedure beschreven.
Het kan voorkomen dat u ontevreden bent over de manier waarop men bij Xynthesis met u
omgaat of dat u zich onheus bejegend voelt.
Dan kunt u altijd hierover een klacht indienen, maar ook is het zinvol om te proberen eerst
met uw directe dienstverlener(s) te gaan praten. Wanneer u besluit om niet eerst de
eerdergenoemde mogelijkheid te proberen of heeft u het gevoel dat er niets aan uw
probleem c,q, onvrede is gedaan, dan kunt u een officiële klacht indienen. Ten aanzien van
het indienen van een klacht bij Xynthesis gelden de volgende afspraken:
 Een klacht kan zowel mondeling als schriftelijk bij Xynthesis worden ingediend. De klacht
kan zowel betrekking hebben op het eigen personeel van Xynthesis als op gedragingen
en/of uitlatingen die gedaan zijn door derden die in opdracht van Xynthesis
werkzaamheden ten behoeve van cliënten van Xynthesis hebben verricht.
 De klager ontvangt binnen 7 werkdagen een schriftelijke bevestiging van de ontvangen
klacht. Hierin staan tenminste opgenomen: de datum waarop de gedragingen en/of
uitlatingen waarop de klacht betrekking heeft hebben plaatsgevonden, alsmede een
korte omschrijving van de feiten waarop de klacht betrekking heeft en een korte
samenvatting van de vervolgprocedure.
 Een klacht hoeft niet in behandeling te worden genomen indien het een gedraging en/of
uitlatingen betreft die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft/hebben
plaatsgevonden.
 Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de klager binnen een termijn van
4 weken na ontvangst van de klacht schriftelijk in kennis gesteld.
 De behandeling geschiedt door een persoon die niet bij de gedraging en/of uitlatingen
waarop de klacht betrekking heeft, betrokken is geweest.
 Deze persoon heeft een geheimhoudingsplicht en zal de persoonlijke levenssfeer van
betrokkenen zoveel mogelijk beschermen.
 Zowel de klager als diegene op wie de klacht betrekking heeft, worden in de
gelegenheid gesteld om gehoord te worden. In beide gevallen dient er van deze
gelegenheid een schriftelijk verslag te worden opgemaakt. Dit verslag wordt zowel aan
de klager als diegene waarop de klacht betrekking heeft toegezonden.
 Zowel de klager als de aangeklaagde kan zich tijdens de hoorzitting laten bijstaan door
een door hen zelf gekozen persoon.
 Een klacht dient binnen een periode van 4 weken na indiending van de klacht te worden
afgehandeld.
 Mocht de persoon die de klacht behandelt niet in staat zijn zich aan deze termijn te
houden, dan zal hij na overleg met de klager schriftelijk en met het noemen van de
reden de hierboven genoemde personen hierover inlichten. Tegelijkertijd zal de nieuwe
termijn vermeld worden waarbinnen het oordeel over de klacht uitgebracht zal worden.
 Een klacht kan gegrond, ongegrond, gedeeltelijk gegrond of gedeeltelijk ongegrond zijn.
Xynthesis, Vestwal 2-4, Leiden Postbus 4028, 2301 RA Leiden Tel: 071 5422601
Pag. 3
 De klager wordt schriftelijk en gemotiveerd in kennis gesteld van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht, alsmede van de eventuele verdere maatregelen die naar aanleiding van de bevindingen ondernomen zijn of zullen worden.
 Xynthesis draagt zorg voor een registratie van het aantal en de aard van de bij hem ingediende klachten, alsmede van de naar aanleiding van de ingediende klachten getroffen maatregelen.
 Indien dit in een opdracht c.q. overeenkomst besloten ligt, zal Xynthesis voornoemde registratie (periodiek en conform overeengekomen opzet) aan een opdrachtgever zenden.
 Iedere cliënt van Xynthesis ontvangt bij intake een exemplaar van het onderhavige reglement.
**************
Heeft u nog vragen of problemen?
Blijf er niet mee zitten!
Belangrijk voor uzelf en Xynthesis!