Privacy & klachtenregelement

Privacyverklaring van Xynthesis 

Bij het verlenen van onze diensten verwerken wij uw persoonsgegevens. Om u te informeren hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan hebben wij deze privacyverklaring opgesteld.

Het gebruik van persoonsgegevens door Xynthesis

Xynthesis verkrijgt persoonsgegevens van uzelf, bijvoorbeeld de gegevens die u aan ons verstrekt via de website, email, telefoon en app. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens verkrijgen via derden in het kader van onze dienstverlening.

persoonsgegevens

Xynthesis verwerkt de volgende categorieën van persoonsgegevens:

• NAW-gegevens
• Contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummers
• Geboortedatum en –plaats
• Geslacht
• Gegevens betreffende uw dienstverband of arbeidsverleden
• CV
• Functionele mogelijkheden en belastbaarheid
• Ziekmeldingen
• Gegevens in een plan van aanpak
• Gespreksverslagen
• Inhoud van communicatie
• IP-adres

doeleinden

Xynthesis verwerkt deze persoonsgegevens voor diverse doeleinden, zoals:

• Het onderhouden van contact;
• Een goede en efficiënte dienstverlening;
• Beheer van het cliëntenbestand;
• Het verrichten van administratieve handelingen, zoals planning;
• Het bieden van begeleiding op maat;
• De re-integratie of begeleiding van werknemers of uitkeringsgerechtigden in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid;
• Het verzorgen van trainingen;
• Verbetering van de dienstverlening;
• Rapporteren en analyseren voor verantwoording aan opdrachtgevers en de verbetering van de dienstverlening;
• Benchmarking;
• Facturering;
• Innen van gelden en het nemen van incassomaatregelen;
• Marketing;
• Nakoming van wettelijke verplichtingen;
• Het voeren van geschillen;

Grondslagen

Wij verwerken bepaalde persoonsgegevens om uitvoering te geven aan de overeenkomst met u, dan wel te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting, zoals bijvoorbeeld verplichtingen op basis van het sociale zekerheidsrecht.

Tevens verwerken wij persoonsgegevens, omdat Xynthesis hier gerechtvaardigde belangen bij heeft. Deze gerechtvaardigde belangen gerechtvaardigde belangen zijn:

• Het op zo efficiënt mogelijke wijze kunnen verlenen van haar dienstverlening;
• De bescherming van haar financiële belangen;
• De verbetering van haar diensten;
• Beveiliging en het beheer van haar systemen;

Indien persoonsgegevens worden verwerkt op grond van toestemming, zal dat afzonderlijk worden gevraagd.

Verstrekking aan derden

In het kader van haar dienstverlening kan Xynthesis persoonsgegevens uitwisselen. Xynthesis kan voor de hiervoor genoemde doeleinden gebruik maken van diensten van derden, zoals de IT-leveranciers van onze website en onze online training, en ingeschakelde ZZP’ers. In het kader daarvan worden aan deze derden persoonsgegevens verstrekt. Deze derden mogen uw persoonsgegevens slechts verwerken voor de voornoemde doeleinden.

Tot slot kunnen uw persoonsgegevens verstrekt worden aan derden wanneer Xynthesis aan een wettelijke verplichting moet voldoen. Xynthesis zal uw gegevens niet verstrekken voor commerciële of goede doelen.

Doorgifte van uw gegevens buiten de EER

Uw persoonsgegevens kunnen buiten de EER worden opgeslagen wanneer gebruik wordt gemaakt van Google Analytics, LinkedIn of Facebook in het contact met u. Deze partijen zijn “EU-VS Privacy Shield” gecertificeerd, zodat zij zich zullen houden aan de Europese privacyregelgeving.

Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Xynthesis zal uw persoonsgegevens niet langer verwerken dan noodzakelijk voor de doeleinden die zij in deze privacyverklaring heeft genoemd. Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang zij nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken.

Bepaalde gegevens moeten wel langer bewaard worden, omdat Xynthesis zich moet houden aan wettelijke bewaarplichten, zoals de fiscale bewaarplicht.

Hoe wij uw gegevens beveiligen

Wij vinden het belangrijk dat uw persoonsgegevens zijn beveiligd tegen verlies of onbevoegde toegang van uw persoonsgegevens. Daarom heeft Xynthesis passende beveiligingsmaatregelen genomen.  

Profilering

Wij maken gedragsanalyses van de informatie die wij over u verzamelen. Dit doen wij om onze dienstverlening te kunnen verbeteren en zodat wij aan opdrachtgevers terugkoppelingen en advies kunnen geven door middel van rapportages

Daarnaast combineren wij de persoonsgegevens die afkomstig zijn uit de verschillende bronnen zoals de website en app, om u gepersonaliseerde aanbiedingen en informatie aan te kunnen bieden.

Statistieken (Google Analytics)

Op onze website worden algemene bezoekgegevens bijgehouden. Voor statistische analyse van bezoek- en klikgedrag op onze website. Deze gegevens worden niet aan derden verstrekt;

• Deze website maakt gebruik van Google Analytics-cookies;
• Wij hebben een bewerkersovereenkomst afgesloten met Google;
• Wij hebben er voor gekozen om een deel van het IP-adres te maskeren.
• Het delen van gegevens met derden is uitgeschakeld;
• Wij maken geen gebruik van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies.

Uw rechten

U heeft het recht om Xynthesis een verzoek te doen tot inzage van uw persoonsgegevens. Na ontvangst van uw verzoek ontvangt u binnen 1 maand een overzicht van uw persoonsgegevens. Indien daaruit onjuistheden blijken kunt u verzoeken uw gegevens aan te passen, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen.

Ook kunt u Xynthesis verzoeken om overdracht van uw persoonsgegevens of kunt u bezwaar aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden.

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door Xynthesis, laat dit dan vooral aan ons weten. Mocht u er met ons niet samen uitkomen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Toestemming

Door het aangaan van een overeenkomst met Xynthesis geeft u toestemming voor de hierboven beschreven werkwijze inzake persoonsgegevens.

Wijzigingen privacyverklaring

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 24-5-2018.

Xynthesis kan deze privacy verklaring aanpassen. Nieuwe versies worden altijd op de website gepubliceerd. Wij raden u daarom aan om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van wijzigingen.

Klachtenreglement Xynthesis

Het leveren van kwalitatief hoogwaardige dienstverlening staat bij Xynthesis voorop. Hierbij zijn niet alleen de inhoudelijke aspecten van de dienstverlening van belang; minstens even belangrijk is een correcte bejegening van cliënten. Dit is immers van grote invloed op de motivatie van de cliënt om een traject te willen blijven volgen en met succes af te ronden. Xynthesis ziet er daarom op toe dat beide aspecten van de dienstverlening op zorgvuldige wijze geschieden en dat klachten hieromtrent volgens een vooraf overeengekomen procedure worden behandeld. In het onderstaande wordt deze procedure beschreven.

• Het kan voorkomen dat u ontevreden bent over de manier waarop men bij Xynthesis met u omgaat of dat u zich onheus bejegend voelt.
• Dan kunt u altijd hierover een klacht indienen, maar ook is het zinvol om te proberen eerst met uw directe dienstverlener(s) te gaan praten. Wanneer u besluit om niet eerst de eerdergenoemde mogelijkheid te proberen of heeft u het gevoel dat er niets aan uw probleem c,q, onvrede is gedaan, dan kunt u een officiële klacht indienen. Ten aanzien van het indienen van een klacht bij Xynthesis gelden de volgende afspraken:
• Een klacht kan zowel mondeling als schriftelijk bij Xynthesis worden ingediend. De klacht kan zowel betrekking hebben op het eigen personeel van Xynthesis als op gedragingen en/of uitlatingen die gedaan zijn door derden die in opdracht van Xynthesis werkzaamheden ten behoeve van cliënten van Xynthesis hebben verricht.
• De klager ontvangt binnen 7 werkdagen een schriftelijke bevestiging van de ontvangen klacht. Hierin staan tenminste opgenomen: de datum waarop de gedragingen en/of uitlatingen waarop de klacht betrekking heeft hebben plaatsgevonden, alsmede een korte omschrijving van de feiten waarop de klacht betrekking heeft en een korte samenvatting van de vervolgprocedure.
• Een klacht hoeft niet in behandeling te worden genomen indien het een gedraging en/of uitlatingen betreft die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft/hebben plaatsgevonden.
• Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de klager binnen een termijn van 4 weken na ontvangst van de klacht schriftelijk in kennis gesteld.
• De behandeling geschiedt door een persoon die niet bij de gedraging en/of uitlatingen waarop de klacht betrekking heeft, betrokken is geweest.
• Deze persoon heeft een geheimhoudingsplicht en zal de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen zoveel mogelijk beschermen.
• Zowel de klager als diegene op wie de klacht betrekking heeft, worden in de gelegenheid gesteld om gehoord te worden. In beide gevallen dient er van deze gelegenheid een schriftelijk verslag te worden opgemaakt. Dit verslag wordt zowel aan de klager als diegene waarop de klacht betrekking heeft toegezonden.
• Zowel de klager als de aangeklaagde kan zich tijdens de hoorzitting laten bijstaan door een door hen zelf gekozen persoon.
• Een klacht dient binnen een periode van 4 weken na indiending van de klacht te worden afgehandeld.
• Mocht de persoon die de klacht behandelt niet in staat zijn zich aan deze termijn te houden, dan zal hij na overleg met de klager schriftelijk en met het noemen van de reden de hierboven genoemde personen hierover inlichten. Tegelijkertijd zal de nieuwe termijn vermeld worden waarbinnen het oordeel over de klacht uitgebracht zal worden.
• Een klacht kan gegrond, ongegrond, gedeeltelijk gegrond of gedeeltelijk ongegrond zijn.
• De klager wordt schriftelijk en gemotiveerd in kennis gesteld van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht, alsmede van de eventuele verdere maatregelen die naar aanleiding van de bevindingen ondernomen zijn of zullen worden.
• Xynthesis draagt zorg voor een registratie van het aantal en de aard van de bij hem ingediende klachten, alsmede van de naar aanleiding van de ingediende klachten getroffen maatregelen.
• Indien dit in een opdracht c.q. overeenkomst besloten ligt, zal Xynthesis voornoemde registratie (periodiek en conform overeengekomen opzet) aan een opdrachtgever zenden.
• Iedere cliënt van Xynthesis wordt bij intake gewezen op de privacy verklaring en klachten het onderhavige reglement op de website van Xynthesis.